Lochen Sie noch oder speichern Sie schon? – Teil 1: Die Einführung der E-Akte braucht Struktur!

Dieser Beitrag ist Teil einer Artikelserie, mit der praxisnah Erfahrungen und Lösungsideen bei der Einführung der elektronischen Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung (E-Akte) geteilt werden. Die Beiträge beleuchten immer andere Aspekte der Einführung und ergeben so ein Gesamtbild ihrer Auswirkungen auf den Arbeitsalltag am Beispiel der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe Berlin.

Einführung der E-Akte – Projekt mit Struktur

Bei der Einführung der elektronischen Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung (E-Akte) in einer öffentlichen Verwaltung gilt es nicht nur, ein IT-Verfahren einzuführen, sondern auch enorme Veränderungen im alltäglichen Handeln der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu begleiten. Solch eine Herausforderung lässt sich nur in einer klaren und dennoch anpassungsfähigen Projektstruktur bewältigen. Dabei muss die Projektarbeit flexibel bleiben und alle Akteure auch aus ihrem Arbeitsalltag heraus einbinden. Eben diese Herangehensweise wurde in der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe Berlin angewendet.

I. Die Einführung der E-Akte – ein Projekt mit Struktur

Nicht immer ist es in öffentlichen Verwaltungen üblich, im Rahmen einer Projektstruktur zu arbeiten. Somit können der Aufbau und die Initialisierung eines bereichsübergreifenden Projektes zur Einführung der E-Akte bereits einen Veränderungsprozess in der Behörde darstellen.

Die Einführung der E-Akte in der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe Berlin ist als Projekt organisiert. Das bedeutet konkret:

  • Auftraggeber des Projektes ist die Hausleitung (Staatssekretär). Damit wird die Unterstützung und der Wille zur Veränderung der Behördenleitung deutlich.
  • Klar formuliert und strukturiert ist das Projekt durch einen Projektauftrag mit messbaren Zielen, konkreten Ressourcenbeschreibungen (personell und finanziell), einem groben Projektplan mit Aufgabenpaketen.
  • Festgelegt wurde eine geeignete Projektorganisation mit Projektleitung, einem Projektteam (ggf. inklusive externen Partnern zur Unterstützung des Projektes), Projektgremien (Abstimminstanz und Lenkungsgremium) zur bereichsübergreifenden Abstimmung und Entscheidungsfindung.
Projektstruktur bei der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe

Grafik: Projektstruktur bei der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe

Das Lenkungsgremium entscheidet und beschließt für das Projekt, trifft alle im Rahmen des Projekts erforderlichen Grundsatzentscheidungen inklusive Abnahme der Meilensteinergebnisse (Sitzung ca. zweimal im Jahr).

Die Abstimminstanz als Gremium nimmt eine fachlich inhaltliche Qualitätssicherung der Projektergebnisse aus Sicht der Linienorganisation vor. Sie gibt auch Hinweise zur Prüfung von Realisierbarkeit und Wirtschaftlichkeit aus fachlicher Sicht. Es findet so eine Überprüfung der Einzelergebnisse auf Kompatibilität statt, dabei wird aber auch die Akzeptanz der Projektergebnisse im Haus im Rahmen eines bereichsübergreifenden Austausches unterstützt.

Das Projektteam nimmt die Zusammenfassung, Diskussion und Bewertungen der Teilprojektergebnisse vor. Es erfolgt eine Abstimmung zwischen den Projektbereichen statt. Im Projektteam kann eine externe Beratung vertreten sein, um Unterstützung in der Projektarbeit zu leisten. Teil des Projektteam muss natürlich auch der ggf. externe Dienstleister für den Betrieb der E-Akte-Software sein.

II. Projektarbeit ist vielfältig

Die Arbeit in einem Einführungsprojekt zur elektronischen Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung ist vielfältig. Sie reicht von der Koordinierung der Projektgremien, Abstimmungsterminen, Workshops und Schulungen über die Erstellung von Konzepten, der Fachadministration der Software bis hin zur Moderation, Präsentation und der Gestaltung von Informationsmaterial.

Wichtig ist insbesondere, immer auch neue Ideen für Veranstaltungs- und Workshop-Formate sowie kreative Gestaltungsmöglichkeiten im Rahmen des Akzeptanzmanagement umzusetzen. So gibt es beispielsweise in der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe bei absolvierter Schulung eine „E-Akte-Tasse“ als sogenanntes Starterpaket inklusive eines Flyers zur Entspannung der Augen und einer Portion „Nervennahrung“. Damit wird der Veränderungsprozess lebendig und für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der einen oder anderen Stelle reizvoll und interessant.

Eine grobe Projektplanung im Projektauftrag und eine detailliertere Jahresplanung für die Projektaufgaben ist wichtig und gibt einen notwendigen Rahmen vor. Dennoch sollte es möglich sein, innerhalb dieses Rahmens flexibel zu agieren. In einem Einführungsprojekt treten immer wieder Situationen auf, in denen eine Änderung der Projektplanung notwendig ist, ohne dabei die Projektziele aus den Augen zu verlieren.

III. Umfassende Einbindung aller Akteure

Sinnvoll und wichtig ist es, möglichst alle Fachbereiche (Hausleitung, Abteilungen, Referate), die Beschäftigtenvertretungen (Schwerbehindertenvertretung, Frauenvertretung und Personalrat) und den behördlichen Datenschutzbeauftragten bzw. die behördliche Datenschutzbeauftragte in das Projekt einzubeziehen. Dies erfolgt vor allem durch die oben genannte Projektstruktur. Aber auch außerhalb der Projektgremien – im Arbeitsalltag – ist es wichtig, diese Akteure zum Beispiel über Newsletter oder Gespräche gut zu informieren.

Eine Schlüsselrolle beim Erfolg eines Einführungsprojektes bilden die Führungskräfte der Behörde. Sie sind im Endeffekt dafür verantwortlich, ob und wie die E-Akte im Arbeitsalltag in ihren Abteilungen, Referaten oder Teams genutzt wird. Neben der Einbindung in die Projektgremien und der Weitergabe von Informationen sollten die Führungskräfte vom Nutzen und den Vorteilen der E-Akte-Software wissen bzw. diese überzeugend gegenüber ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vertreten können. Führen in Veränderungsprozessen ist nicht leicht und sollte durch entsprechende Workshops, Seminare oder Austauschrunden für Führungskräfte durch das Projekt unterstützt werden.

Anm. d. R: Mitte März wird Christian Hirschmann bei der Fachkonferenz „eAkte-Praxistage 2018“ über die Auswirkungen der eAkte auf den Arbeitsablauf sprechen. Mehr Informationen zum Seminarprogramm und zur Anmeldung finden Sie auf der Website der Europäischen Akademie für Steuern, Wirtschaft & Recht.

Thema E-Government: Weiterbildungsangebot

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Christian Hirschmann ist Leiter des Projektes zur Enführung der E-Akte bei der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe Berlin verantwortlich.
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