E-Akte, aber einfach! Die Kommunale Veranlagung
Tausende Steuerbescheide werden von Kommunen jedes Jahr erstellt, versendet, vollzogen und zugehörige strittige Sachverhalte einer Klärung zugeführt. Die Dokumente werden in Akten verfügt – zunehmend in E-Akten.
Geschäftsprozesse im Wandel
Zielen private Managementprozesse auf maximale Kundenzufriedenheit zur Erreichung der Unternehmensziele ab, blicken wir bei Public Managementprozessen auf die bestmögliche Erreichung gesellschaftlicher Erwartungen unter Einhaltung sparsamen Ressourceneinsatzes. Vorgehensmodelle des Geschäftsprozessmanagements kommen zur Anwendung. Die Prozessbeteiligten sind zu benennen, die Erwartungen an die Organisation zu erheben und die Kommunikationsbeziehungen der Organisation zu anderen Organisationen, aber auch zu Bürgern und Unternehmen zu analysieren. Dabei ist festzustellen, dass sich Grundlagen, Rahmenbedingungen und Technologien weiterentwickeln und neue Prozessausgestaltungen nach sich ziehen. Geschäftsprozessmanagement kann Hierarchie- und Funktionsbarrieren in den Organisationen benennen und diese überwinden helfen. Mitarbeiter nehmen diese Veränderungen jedoch oft als Bedrohung war. Changemanagement, Coaching und Teamentwicklung kann einen Beitrag dazu leisten, dass die Fortschreibung von Geschäftsprozessen nicht nur ein organisatorisches Projekt, sondern als gestalteter Personalmanagementprozess erlebbar wird.
Mit dem Werkzeug der PICTURE-Prozessplattform werden nicht nur in den öffentlichen Verwaltungen Sachsens Verwaltungsprozesse erhoben, modelliert und fortgeschrieben. Beschriebene Veränderungen werden nicht nur verwaltet, sondern von Mitarbeitern aktiv und kollaborativ über Organisationsgrenzen hinweg analysiert, optimiert und umgesetzt. Diese Draufsicht schafft Flexibilität und bildet die Grundlage bei der Umsetzung in förderalen Strukturen. Mit den Prozessen gewinnen Metainformationen zu einzelnen Prozessschritten zunehmend an Bedeutung. Werden Prozesse betrachtet, in denen Dokumente in Akten verfügt werden müssen, ist der Fokus in der öffentlichen Verwaltung derzeit auf die Implementierung in ein Dokumentenmanagementsystem gerichtet.
Kollaboration der Systeme
Mit der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen können deutliche Prozessverbesserungen verzeichnet werden. Wenn klassische Fachverfahren (FV), Dokumenten-Managementsysteme (DMS), Geografischen-Informationssysteme (GIS) und Content-Managementsysteme (CMS) zueinander in Beziehung und miteinander in Interaktion gebracht werden, treten zahlreiche Synergien zu Tage. Prozessgesteuertes Customizing führt nicht selten zur Kollaboration und in der Folge zu einem wesentlich besseren Ergebnis.
Beispielsweise ist der Bezug von kommunalen Sachverhalten zu Geokoordinaten bei Gebietskörperschaften naheliegend. Wird das Dokumentenmanagementsystem als vollumfängliches Verwaltungsinformationssystem verstanden, welches auch von Interaktion zu GIS und Fachverfahren lebt, erfahren Mitarbeiter Unterstützung bei täglichen Routinen aber auch bei der individuellen Bearbeitung. Gewonnene Freiräume motivieren und können für Kernaufgaben genutzt werden. Ein Mehrwehrt kann zum Beispiel durch die Recherche und Visualisierung von Dokumenten in der Geographie begründet sein; ein Mehrwert nicht nur für Bearbeiter, sondern auch für Entscheider und Entscheidungsgremien.
Kommunale Veranlagung und die E-Akte
Wird bei der Kommunalen Veranlagung von Grundsteuer, Gewerbesteuer, Hundesteuer und Elternbeiträgen auf die Erwartungshaltung des Veranlagten abgestellt, sind unter anderem die sachliche und die rechnerische Richtigkeit, sowie im Kontakt mit der Behörde, Kompetenz und Verfügbarkeit sicher zu stellen.
Das Fachverfahren für die Kommunale Veranlagung gewährleistet die sachgerechte Veranlagung, generiert die Bescheide und führt diese dem Output Management zu. Wurden vor wenigen Jahren noch Duplikate gedruckt und mit erheblichem manuellem Aufwand in die Akten verfügt, werden die Dokumente zunehmend automatisiert in die entsprechenden Vorgänge der zugehörigen E-Steuerakten verfügt und sind damit für den Sachbearbeiter bei berechtigter Nachfrage ohne zusätzlichen manuellen Aufwand unmittelbar verfügbar. Diese Dokumente befähigen zu umfänglichen Erörterungen und serviceorientierten rechtssicheren Auskünften.
Diese durch das Fachverfahren initialisierte E-Steuerakte ermöglicht dem Sachbearbeiter das Ablegen weiterer Dokumente. Mit einem Widerspruch zum Beispiel, wird in der entsprechenden E-Akte ein neuer Vorgang erstellt und in Beziehung zum Veranlagungsvorgang gebracht. Der Widerspruchsbearbeiter erhält den lesenden Zugriff auf den Veranlagungsvorgang. Die Dokumente des laufenden Widerspruchsverfahrens werden unmittelbar in den Vorgang zum Widerspruch verfügt.
Bearbeitungsstatus und Berichtswesen
Neben den Primärinformationen, den Dokumenten, hält die E-Akte Metadaten und Protokollinformationen bereit. Dies schafft einen deutlichen Zuwachs an Transparenz und viele Möglichkeiten der Auswertung. Der Sachbearbeiter kann sich über das Dokumentenmanagementsystem jederzeit aktuelle Listen zum Bearbeitungsstatus erstellen. Liegt eine gesicherte Datenbasis in Form von Metadaten zur E-Akte bzw. der integrierten Vorgangsbearbeitung vor, kann das Controlling Berichte generieren und beispielsweise für Plausibilitätsprüfungen automatisiert auswerten. Beides Effekte mit erheblichem Mehrwert für das Management, da Entwicklungen erkennbar und Ressourcen besser steuerbar werden.
Resümee
Die E-Akte wird einfach, wenn die Verwaltung ihr Prozesswissen als Basiswissen für die Kollaboration von Fachverfahren, Dokumenten-Managementsystemen, Geografischen-Informationssystemen und Content-Managementsystemen einbringt. In der Folge werden neue Anforderungen definiert, die nicht zuletzt die Funktionalität der E-Akte nachhaltig beeinflussen werden. Das Vermeiden doppelter Datenhaltung und die Automatisierung von Schnittstellen bieten sich an.
Es muss jedoch auch festgehalten werden: Die Einführung der E-Akte ist kein Selbstläufer. Die Einführung der E-Akte erfordert ein erhebliches Maß an Mut, das eigene Verwaltungshandeln zu hinterfragen, die Bereitschaft des Managements die Mitarbeiter als Experten Veränderungen aktiv gestalten zu lassen und neue Technologien skalierbar und mit der notwendigen Agilität einzusetzen. Das Management muss diesbezüglich mit gutem Beispiel vorangehen und diese Veränderungen, die beispielsweise bei der E-Akte als Paradigmenwechsel erlebt werden, selbst umsetzen und anwenden.
Verwaltungen, die sich auf beschriebenes Vorgehen bereits eingelassen haben, erleben dass dies nicht als Projekt, sondern als Prozess auf Basis engagierten Managements verstanden werden muss. Die E-Steuerakte ist ein Beispiel, dass Papier gespart und Arbeitszeit nicht mehr für das Abheften und Suchen von Steuerbescheiden eingesetzt werden kann.
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Anm. d. R: Mitte März wird Matthias Martin bei der Fachkonferenz „eAkte-Praxistage 2018“ über das Geschäftsprozessmanagement und die Qualitätssicherung im Kontext von E-Akte referieren. Mehr Informationen zum Seminarprogramm und zur Anmeldung finden Sie auf der Website der Europäischen Akademie für Steuern, Wirtschaft & Recht.
Matthias Martin ist als IT-Solution Manager tätig und gestaltet E-Government auf verschiedenen Ebenen für die kommunale Familie mit der kommunalen Familie.
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