Die E-Akte – Roll-Out! Fertig! Los!?
Die Software beschafft, jedem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt und los geht’s? Auch wenn das gewählte System ergonomischen Vorgaben entspricht und intuitiv bedienbar ist, ist es zwingend erforderlich, den Einführungsprozess der E-Akte mit umfassenden Projektmanagement und intensiver Beratung zu begleiten. Diese Werkzeuge können als Erfolgsfaktoren des Roll-Outs gesehen werden. Was genau sollte dieses Projektmanagement beinhalten?
Die Vorbereitung
Dem allgemeinen Verständnis nach umfasst Projektmanagement die genaue Beschreibung, Durchführung und den Abschluss von Projekten.
Wenn das Ziel des Projekts die Einführung der E-Akte in einer bestimmten Organisationseinheit ist, sollte ein funktionierendes Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/ VBS) mit Abschluss des Projektes in den definierten Bereichen zur Verfügung stehen. Die Anwender sollten in die Lage versetzt werden, die eingesetzte Software nicht nur zu bedienen sondern auch die Vorteile in Selbiger zu sehen und die Verwaltungsprozesse effizient digitalisiert umsetzen zu können.
Um dieses Ziel zu erreichen, muss der Projektmanager zwingend das einzusetzende Produkt sehr genau kennen und sich vor Projektbeginn intensiv mit den Möglichkeiten der Software beschäftigen und auch deren Grenzen kennen.
Interdisziplinäre Experten an einem Tisch
Für größere Verwaltungen ist es notwendig, ein Team im Haus zu bilden, welches sich fortan mit E-Government-Projekten, in diesem Beispiel mit der Einführung der E-Akte beschäftigt. Das Vorhaben beinhaltet organisatorische und technische Aspekte, weswegen das Team interdisziplinär aufgestellt sein sollte. Mit entsprechender Beratung und damit verbundenem Know-how zum DMS/ VBS werden gemeinsam Konzepte und Zeitpläne zur Einführung, Rechtevergabe und Schulung erstellt. Nach einem definierten Ablaufplan werden mit ausgewählten Experten aus den verschiedenen Bereichen in mehreren Workshops Daten erhoben und Prozesse diskutiert. Hierbei werden sowohl die Aufbau- wie auch die Ablauforganisation der Behörde berücksichtigt.
Welche Fragen sind essentiell?
Die aufkommenden Fragen variieren nach der Art des Bereiches. So müssen in einer Abteilung, die sich mit Fallbearbeitung beschäftigt, wie beispielsweise eine Wohngeldstelle, andere Fragen diskutiert werden als in einem Bereich, der von Projektarbeit lebt. Folgende Fragen sind fallübergreifend von Interesse:
- Welche Aufgaben werden in dem Bereich bearbeitet?
- Mit welchen Bereichen wird zusammengearbeitet?
- Gibt es eine Dokumentation der Prozesse?
- Welche Dokumente gehen ein, werden erstellt und verlassen den Bereich?
- Wie werden elektronische Dokumente derzeit abgelegt?
- Wie werden papierbasierte Dokumente derzeit abgelegt?
- Für welche Dokumente gilt ein Schriftformerfordernis?
Darüber hinaus müssen weitere fallspezifische Fragen abgeleitet und gestellt werden. Hierzu empfiehlt es sich, eine leitfadengestützte Befragung mittels eines im Vorfeld definierten Fragenkatalogs vorzubereiten. Die Teilnehmer des im Rahmen der Einführungsvorbereitung stattfindenden Workshops sind Experten ihres Fachs und verfügen über das notwendige Prozess- und Betriebswissen, das praktische Erfahrungswissen. Außerdem hat jeder Mitarbeiter über seine Beschäftigungsdauer einen persönlichen Blick und subjektive Relevanzen entwickelt, weswegen die Einführungsvorbereitung als Workshop mit mehreren Beteiligten aus einem Bereich durchgeführt werden sollte, um gemeinsam eine objektive und für alle nachvollziehbare Lösung zu erarbeiten.
Konfiguration des Systems
Nach einer umfangreichen Vorbereitung mit notwendiger Dokumentation, kann im nächsten Schritt das System konfiguriert werden. Hierzu werden alle erhobenen Daten herangezogen und folgende Informationen übernommen:
- Welcher Mitarbeiter erhält welche Rechte?
- Welche elektronischen „Aktenschränke“ werden wie zur Verfügung gestellt?
- Wie bauen sich die tieferen Hierarchieebenen auf?
- Werden zusätzliche Informationen benötigt?
- Welche Workflows werden wie zur Verfügung gestellt?
- Welche weiteren Komponenten und zusätzlichen Werkzeuge werden benötigt?
- …
Spätestens an dieser Stelle werden Lücken der Erhebung deutlich, die weitere Absprachen nach sich ziehen können.
Schulung und Begleitung
Der Konfiguration des gewählten DMS/ VBS schließt sich die Anwenderschulung nach der im Vorfeld erstellten Planung an. Hierbei gilt es zu beachten, dass alle Mitarbeiter einer Struktureinheit gemeinsam mit einer Grundlagenschulung beginnen. Ob es sich hierbei um ein Team, Sachgebiet oder Amt handelt, wird im Vorfeld festgelegt. Technikaffine Mitarbeiter und besonders interessierte Beteiligte erhalten im Nachgang vertiefende Schulungen und werden zu Multiplikatoren oder Administratoren.
Grundlagenschulungen sollen die Beteiligten in die Lage versetzen, fortan mit dem System zu arbeiten. Schnell wird aus einer Schulung ein weiterer Workshop, weswegen es durchaus Vorteile mit sich bringt, die Schulung von einem externen Dozenten oder Dienstleister durchführen zu lassen, der sich im Vorfeld nicht inhaltlich sowie fachlich mit dem jeweiligen Bereich beschäftigt hat. Weiter sollte über die Aufteilung und Dauer der Schulung nachgedacht werden. Aufgrund von sinkender Aufmerksamkeit sowie Aufnahmefähigkeit nach einer gewissen Schulungszeit, empfiehlt es sich den Inhalt durchdacht aufzuteilen und gegebenenfalls Halbtagsschulungen zu planen.
Die individuelle Betreuung der Mitarbeiter am Arbeitsplatz erfolgt im Anschluss an die Schulung. Aufgabenbezogen werden gemeinsam mit dem Dozenten und Projektmanager die Herausforderungen und Lösungswege praktisch an Beispielen besprochen, die im Normalfall bereits während der Einführungsvorbereitung diskutiert wurden.
Roll-Out! Fertig! Los!?
Um eine umfassende Einführung der E-Akte zu gewährleisten, sind intensives Projektmanagement und umfangreiche Beratung notwendig. Die bereits benannten Schritte: Einführungsplanung, Einführungsvorbereitung, Konfiguration sowie Schulung und Begleitung müssen bis zur Produktivsetzung des E-Akten-Systems durchlaufen werden, damit das Produkt optimal eingesetzt und das mögliche Verbesserungspotenzial genutzt werden kann. Auch nach der Einführung und Produktivsetzung des Systems ist eine kontinuierliche Betreuung der Behörde notwendig. Nur durch weitere Beratung und Schulung kann sichergestellt werden, dass das DMS/ VBS mit seinen nützlichen Funktionalitäten und Werkzeugen ganzheitlich optimal genutzt wird.
Richarda Geier ist als Projektkoordinatorin für den Vogtlandkreis tätig und verfügt über langjährige Expertise im Bereich E-Government.
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