E-Akte State of the Art – Erfahrungsbericht zur Einführung der E-Akte
Themen der Verwaltungsmodernisierung sind in aller Munde. Das Thema E-Akte beschäftigt derzeit neben Bundes- und Landesverwaltungen auch die kommunale Ebene. Wie kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimal eingesetzt werden, um eine effiziente elektronische Bearbeitung der Verwaltungsvorgänge sicherzustellen?
Seit 2012 beschäftigt sich das Landratsamt Vogtlandkreis mit der Einführung der E-Akte. Durch die Erlassung der E-Government-Gesetze von Bund und Land wurde das Vorhaben weiter vorangetrieben. Ziel ist es die E-Akte in der gesamten Kernverwaltung auszurollen und somit Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) effizient zu nutzen. Als DMS wurde das Produkt VIS der PDV Systeme Erfurt gewählt.
Unter Berücksichtigung der Kommunikationsbeziehungen im E-Government:
- C2G (Citizen to Government),
- B2G (Business to Government),
- G2G (Government to Government),
werden durch umfangreiche Vorbereitungen im Back-Office perspektivisch medienbruchfreie Kommunikation und prozessorientiertes Arbeiten mit den genannten Akteuren ermöglicht. Übergeordnete Ziele sind die Optimierung des Bürgerservices und die Verbesserung der Transparenz.
Elektronische Dokumentenverwaltung – ein Prozess
Derzeit gehen Schriftstücke vornehmlich physisch in der Verwaltung ein. Um eine elektronische Weiterverarbeitung sicherzustellen, werden Eingangsschreiben zentral digitalisiert. Hierfür wird ein Hochleistungsscanner eingesetzt, der die Posteingänge effizient verarbeitet und mittels dessen auch umfangreiche Dokumente mit verschiedensten Inhalten einfach und schnell digitalisiert werden können. Nach dem Scan des Posteingangs erfolgt die Validation der elektronischen Dokumente im Fachbereich. Diese Qualitätsprüfung des digitalisierten Posteingangs ermöglicht:
- die Überprüfung der automatisiert ausgelesenen Metainformationen der Schreiben,
- die Ergänzung weiterer übergeordneter Informationen,
- die Auswahl des zuständigen Bearbeiters.
Anschließend wird das Dokument der im Vorfeld definierten Posteingangsablage des Dokumentenmanagementsystems zugeordnet und der gewählte Bearbeiter erhält eine Information über einen Posteingang.
Heute setzen Verwaltungen eine Vielzahl von Fachverfahren und Anwendungssoftware ein. Nach Prüfung der Notwendigkeit und der Beschreibung erforderlicher Aktionen, werden Fachverfahren mittels technischer Schnittstelle an das DMS angebunden. Voraussetzung für die Entwicklung einzelner Schnittstellen sind umfangreiche Konzepte, die die Leistungen der Schnittstelle hervorheben. Die Anbindung der Fachverfahren an die E-Akte bietet u.a. folgende Vorteile:
- Abbildung einer vollständigen elektronischen Akte im DMS,
- Vorgangsbearbeitung über das DMS unabhängig von der Fachanwendung möglich,
- Änderungen im Fachverfahren beeinflussen nicht die Arbeit mit dem DMS und den Datenbestand,
- marginale bis keine Änderung in der Anwendung des Fachverfahrens nach der Anbindung der Fachsoftware an das DMS.
Die E-Akte im Mittelpunkt
Bei der Einführung und Nutzung der E-Akte steht das DMS im Zentrum. Wie bereits beschrieben wird der Posteingang und die in den Fachanwendungen erstellten Schreiben der im Vorfeld definierten und strukturierten E-Akte teilweise automatisiert zugeordnet. Vor allem vor dem Hintergrund des verwaltungsweiten Roll-Outs des DMS erscheint dies sinnvoll. Perspektivisch wird jeder Mitarbeiter der Kernverwaltung mit der E-Akte arbeiten, die Funktionalitäten und Möglichkeiten des Dokumentenmanagementsystems kennen und nutzen.
Werden beispielsweise umfangreiche Workflows wie der elektronische Rechnungslauf an das DMS angebunden, müssen die beteiligten Mitarbeiter keine weitere Fachsoftware anwenden. Durch bereits über 300 produktive Nutzer muss weniger Zeit in Schulung und Support investiert werden. Darüber hinaus wurde eine elektronische Poststelle an das DMS angebunden. Unter elektronischer Poststelle wird in diesem Fall die Nutzung eines zentralen Druck- und Kuvertierzentrums verstanden. Schreiben werden nicht dezentral in den einzelnen Bereichen gedruckt, vielmehr wurden Druck und Kuvertierung outgesourct.
Bereits 2012 wurde dieser Versandweg für Bußgeldbescheide genutzt. Damals wurde das entsprechende Fachverfahren mittels technischer Schnittstelle an die elektronische Poststelle angebunden. Bei der Vielzahl der eingesetzten Fachverfahren würde dieser Weg organisatorische und monetäre Nachteile verursachen. Auch hier wird die zentrale Position des DMS genutzt und die elektronische Poststelle als Add-In angebunden. Diese Lösung bietet entscheidende Vorteile und wird intensiv von den produktiven Usern genutzt. Schreiben können direkt aus dem DMS über den Button „Versenden“ versandt werden. Als Rückmeldung über den Versand werden folgende Merkmale verwendet:
- es wird ein Auslaufdatum auf Dokumentenebene gesetzt,
- das versendete Schreiben wird inklusive aller Anlagen als eine PDF-Datei abgelegt,
- das Dokument wird abgeschlossen und ist nicht veränderbar.
Elektronische Vorgangsbearbeitung und Prozessmanagement
Die voranschreitende Entwicklung im E-Government und der zunehmende Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien in der Verwaltung wirken sich bereichsübergreifend auf etablierte Prozesse aus. Beispielsweise führen Einführung der E-Akte, Digitalisierung des Posteingangs und Nutzung moderner Kommunikations- und Informationstechnologien zu Änderungen von Arbeitsabläufen. Durch ein sukzessives Anbinden einzelner Bereiche an das DMS werden Möglichkeiten der Prozessoptimierung nach und nach offensichtlich. Je mehr Anwender das gleiche System nutzen, umso offensichtlicher werden die Vorteile. Die elektronische Vorgangsbearbeitung kann zunehmend bereichsübergreifend genutzt werden. Um das Potenzial zu erkennen, ist es hilfreich Prozesse zu identifizieren, mit den Akteuren zu modellieren und anschließend zu optimieren. Hierbei steht weniger die Aufbauorganisation der Verwaltung im Vordergrund, vielmehr rückt die Ablauforganisation hinsichtlich einzelner Aufgaben in den Fokus. Die in der Modellierung aufgezeigten Potenziale können bei der Anbindung des Bereichs an das DMS/ VBS berücksichtigt werden. Ziel sollte es sein Akten und Vorgänge bereichsübergreifend elektronisch zu führen und somit die bekannten Vorteile der E-Akte vollumfänglich zu nutzen. Die hierfür dokumentierten Workflows beschleunigen Verwaltungsprozesse und schaffen Transparenz.
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Anm.d.R: Im April 2018 findet die nächste Veranstaltung zu rechtlichen und technischen Herausforderungen der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung statt. Mehr Informationen zum Seminarprogramm und zur Anmeldung finden Sie auf der Website der Europäischen Akademie für Steuern, Wirtschaft & Recht.
Richarda Geier ist als Projektkoordinatorin für den Vogtlandkreis tätig und verfügt über langjährige Expertise im Bereich E-Government.
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