Die E-Akte vor Gericht: Die Behörde hat die Zügel in der Hand

E-Akte Vor Gericht: Behördenakten - Dateiformat

In den öffentlich-rechtlichen Gerichtsbarkeiten sind die Behördenakten, die das Gericht routinemäßig beizieht, oft wichtiger für den Streitentscheid, als der Inhalt der Gerichtsakte. Mit der Öffnung des elektronischen Rechtsverkehrs und der fortschreitenden Etablierung elektronisch geführter Verwaltungsvorgänge, liegt es auf der Hand, dass die Behördenakten mehr und mehr in ihrer elektronischen Form in die Gerichte geliefert werden und dort vom Richter bearbeitet werden müssen.

I. Das Gericht hat keinen Anspruch auf Papier

Ist der elektronische Rechtsverkehr zum anfordernden Gericht  eröffnet, besteht kein Anspruch des Gerichts mehr auf Vorlage einer Papierverwaltungsakte, wenn die Behördenakte elektronisch geführt wird; auch dann nicht, wenn das Gericht selbst noch keine elektronische Gerichtsakte führt.

Ein „Anspruch auf einen Ausdruck“ ist im Gesetz ebenso wenig vorgesehen wie der Anspruch auf eine eingescannte Akte, wenn die Verwaltungsakten noch in Papier geführt werden.

Genauso, wie Prozessbeteiligte, die einen Zugang im elektronischen Rechtsverkehr eröffnet haben, gem. § 174 Abs. 3 ZPO auch die Zustellung elektronischer Dokumente vom Gericht unabhängig von deren Umfang hinzunehmen haben, muss auch das Gericht akzeptieren, dass bei ihm entsprechend umfangreiche Dokumente, also auch ganze Akten, anlanden.

Irritierend ist insoweit die Formulierung des Gesetzgebers in der Begründung zum Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Sozialgerichtsgesetzes und des Arbeitsgerichtsgesetzes aus dem Jahr 2007, in der – ohne nähere Argumentation – ausgeführt wird, dass „bei elektronischer Aktenführung die Behörde einen vollständigen Ausdruck der elektronisch geführten Akte vorzulegen“ hat.[1] Diese Textstelle wird von vielen Kommentaren zur VwGO und zum SGG wortgleich und ohne weitere Ausführungen übernommen. Offenkundig wurde hier vom Gesetzgeber die schon damals gegebene elektronische Erreichbarkeit vieler Sozial- und Verwaltungsgerichte gem. § 65a SGG bzw. § 55a VwGO schlicht verkannt. Jedenfalls bestünde aber, wie oben bereits dargelegt, keine Möglichkeit für die Gerichte, einen vermeintlichen Anspruch auf diesen in den Gesetzesmaterialien erwähnten Ausdruck durchzusetzen. Die faktisch für den Richter verfügbare elektronische Akte kann dieser schon wegen des Amtsermittlungsprinzips nicht ignorieren.

Eine Verwertung hätte nur dann zu unterbleiben, wenn nach Abwägung der widerstreitenden Interessen, insbesondere der Grundrechte, das Interesse an der materiellen Wahrheit zurückstehen kann. Derart überwiegende Interessen können sich jedenfalls nicht daraus ergeben, dass es für den Richter oder die Gerichtsverwaltung kostenträchtig oder mühevoll ist, elektronische Verwaltungsakten auszudrucken oder sonst zur Entscheidungsfindung zur Kenntnis zu nehmen. Richtigerweise werden die Justizverwaltungen die Gerichte aber mit der entsprechenden, zweckmäßigen Hardware auszustatten haben. Unbenommen bleibt den Behörden natürlich, Papierakten auf freiwilliger Basis zu Verfügung zu stellen. Geschieht dies nicht ist es letztlich in der Hand des Richters, ob er elektronisch arbeitet oder sich ganze Akten bzw. Aktenauszüge ausdrucken lässt oder ggf. selbst ausdruckt.[2]

II. Das Dateiformat der elektronischen Verwaltungsakte

Die Vorlage der Verwaltungsakten erfolgt nicht lediglich in Form einer Anlage zu einem (vorbereitenden) Schriftsatz. Es handelt sich vielmehr um einen dem Beweisrecht zuzuordnen prozessualen Vorgang, der Teil der Amtsermittlungspflicht des Vorsitzenden bzw. des Berichterstatters ist, wie die systematische Stellung der Regelungen im Gesetz zeigt. Mögliche Dateiformate vorzulegender elektronischer Verwaltungsakten sind daher nicht auf die zulässigen Formate der ERV-Rechtsverordnung (ERVV) beschränkt.

130a ZPO (bzw. § 65a SGG, § 55a VwGO etc.) ist auf die Vorlage der Verwaltungsakte ebenso wenig direkt anwendbar, wie die Rechtsverordnung über den elektronischen Rechtsverkehr.[3] Dem Gericht ist es daher de lege lata grundsätzlich verwehrt (auch, wenn es dem Gericht evtl. im Ergebnis nicht zusagt), ein Dateiformat für die elektronische Verwaltungsakte vorzugeben. Dies gilt – leider – auch für die in der (bundesweiten) ERV-Rechtsverordnung zum 1. Juli 2019 vorgesehenen Anforderung, dass Dokumente texterkannt zur Verfügung zu stellen sind.

E-Akte vor Gericht: Dateiformat

Entsprechend des Rechtsgedankens des § 130a Abs. 1 Satz 3, Abs. 2 Satz 1 ZPO wird jedoch zu verlangen sein, dass das Format für das Gericht mit verhältnismäßigen Mitteln lesbar sein muss. Hiervon kann die Behörde insbesondere dann ausgehen, wenn sie in ein Format, das nach der ERV-Rechtsverordnung zugelassen ist, exportiert bzw. konvertiert oder wenn gängige Standardformate der Bürokommunikation verwandt werden. Ist dies nicht der Fall, hat das Gericht die Behörde entsprechend § 130a Abs. 6 ZPO n.F. hierüber unverzüglich zu unterrichten.

Nicht verlangt werden kann aber, dass das Gericht spezielle Anzeigesoftware für atypische Dateiformate bereit hält (bspw. für MRT-Dateien oder Baupläne). Dies ist auch bereits deshalb ausgeschlossen, weil die Verwaltungsakte zur Wahrung des Rechts auf rechtliches Gehör auf Anforderung auch dem Prozessgegner zur Einsicht zugänglich gemacht werden muss, was im elektronischen Rechtsverkehr wiederum regelmäßig durch elektronische Übersendung derselben geschieht. Unter Verhältnismäßigkeitsgesichtspunkten kann aber auch vom Prozessgegner nicht verlangt werden, hierfür eigens besondere Software zu beschaffen.

III. „Vorlage“ der E-Akte durch Zugangsgewährung?

In besonderen Konstellationen könnte es sich als zweckmäßig erweisen, dass die Behörde dem Gericht die Verwaltungsakte „vorlegt“, in dem sie dem Gericht die Möglichkeit gibt, sich auf die eigenen Server – und damit auch letztlich auf das eigene Fachverfahren – „aufzuschalten“. Dies ist insbesondere dann denkbar, wenn es sich bei der Behörde um einen Prozessbeteiligten mit einer besonderen Vielzahl von Verfahren handelt und die Verwaltungsakte einer anderweitigen Darstellung kaum zugänglich erscheint; bspw. weil sie schwerpunktmäßig aus Daten und nur zu geringen Anteilen aus Dokumenten besteht. Unabhängig von den sich hieraus ergebenden technischen Schwierigkeiten bei der Etablierung eines entsprechenden Zugangs, stellen sich mindestens auch zwei rechtliche Probleme: Einerseits muss das Gericht einen ungehinderten, wohl sogar ständigen Zugang zu den behördlichen Systemen erhalten, der wohl auch keiner oder jedenfalls einer nicht ohne Weiteres auslesbaren Protokollierung unterliegt, was wiederum eine Herausforderung für die IT-Sicherheit der Behörde darstellen dürfte. Andererseits muss die Behörde (letztendlich auch das Gericht) gewährleisten, dass auch der Prozessgegner eine Akteneinsichtsmöglichkeit erhält, die seinem Anspruch auf rechtliches Gehör genügt. Vor diesem Problem steht die Behörde aber gem. § 25 SGB X, § 29 VwVfG ohnehin, sobald sie elektronische Akten führt. Schließlich muss sichergestellt sein, dass das Gericht bei dieser „lebenden“ Akte, einen Akteninhalt zugrunde legen kann der dem Streitgegenstand entspricht; zumindest muss das Gericht über Aktualisierung und Veränderungen in der Aktenhistorie informiert sein bzw. sich informieren können.

IV. Praxis: Doch meistens PDF

In der Praxis spielt dieses theoretische Problem aber perspektivisch keine Rolle. Als Export-Format hat sich PDF etabliert, zumeist in Form einer (großen) PDF-Datei, in der sämtliche Dokumente und Daten zusammengefasst sind, seltener, wenn auch für die Weiterverarbeitung günstiger, in Form einzelner PDF-Dokumente. Jedenfalls für die Gerichte, die das in den öffentlichen-rechtlichen Gerichtsbarkeiten gängige Gerichtsfachverfahren EUREKA-Fach einsetzen, sind damit alle weiteren Fragen der „Lesbarmachung“ gelöst, weil sich mit dem darin integrierten sog. „Aktenviewer“ die Verwaltungsakte durchsuchbar, strukturierbar und mit Annotationen versehbar an jedem Arbeitsplatz, also auch beim Richter, darstellen lässt, unabhängig davon, in welchem der oben dargestellten Formate sie eingereicht wird.

V. Fazit

Die elektronische Gerichtsakte ist noch Zukunft. Elektronische Behördenakten sind aber Gegenwart und in den Gerichten längst angekommen. Richterinnen und Richter stehen dadurch vor der besonderen Herausforderung mit elektronischen Akten unterschiedlicher Behörden, in unterschiedlichen Formaten und in unterschiedlicher Struktur zurecht zu kommen. Sie haben gegenüber den Behörden weder einen Anspruch darauf, dass die Akte ausgedruckt wird, noch auf bestimmte Dateiformate oder Strukturmerkmale. Moderne Justizfachverfahren helfen dabei, die Akte dennoch „in den Griff zu bekommen“. Für die Richterinnen und Richter zählt – nicht zuletzt im Interesse der Rechtsuchenden – letztlich nur, arbeitsfähig zu sein und durch die Digitalisierung keinen Behinderungen in der Rechtsfindung zu unterliegen.

 

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[1] BT-Drs 16/7716 S. 20 und BR-Drs 820/07 S 25.

[2] Vgl. zur Organisation im Gericht: Müller, eJustice-Praxishandbuch, 2. Aufl., 2017, S. 209 ff.

[3] Müller, eJustice-Praxishandbuch, 2. Aufl. 2017, S. 203.

 

Lesen Sie in weiteren Beiträgen der Artikelreihe E-Akte vor Gericht, wieso die elektronische Behördenakte faktisch auch eine E-Akte der Justizist ist, wie die E-Akte überhaupt an das Gericht übermittelt werden kann und welchen Anforderungen der Scanvorgang im Hinblick auf den Beweiswert des Scanergebnisses zu genügen hat.

Anm. d. R.: Dr. Henning Müller ist Experte für eJustice und elektronischen Rechtsverkehr. Am 26. April 2018 wird er beim Seminar „Rechtliche und technische Herausforderungen der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung“ zu mehreren Themen referieren. Mehr Informationen zum Seminarprogramm und zur Anmeldung finden Sie auf der Website der Europäischen Akademie für Steuern, Wirtschaft & Recht.

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Dr. Henning Müller ist Richter am Hessischen Landessozialgericht und leitet dort auch den Bereich Datenverarbeitung und IT-Organisation.
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