Die E-Akte vor Gericht: Wie kommt die E-Akte ins Gericht?

E-Akte vor Gericht - Versand von Akten

In den öffentlich-rechtlichen Gerichtsbarkeiten ist die Behördenakte, die das Gericht routinemäßig beizieht, oft wichtiger für den Streitentscheid als der Inhalt der Gerichtsakte. Führt die beklagte Behörde ihre Akten elektronisch, muss sie die Akten an das Gericht auch elektronisch übermitteln. Doch wie kommt die elektronische Verwaltungsakte idealerweise auf den Schreibtisch des Richters?

I. EGVP und sichere Übermittlungswege

Ab dem 1. Januar 2018 sind alle Gerichte der deutschen öffentlich-rechtlichen Fachgerichtsbarkeiten elektronisch erreichbar. Die elektronische Kommunikation erfolgt über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) oder die neuen sog. „sicheren Übermittlungswege“ gem. §§ 65a SGG, 55a VwGO und 52a FGO:

  • die absenderauthentifizierte De-Mail, § 55a Abs. 4 Nr. 1 VwGO, § 4 f. De-MailG,
  • das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) und das besondere elektronische Notarspostfach (beN), § 55a Abs. 4 Nr. 2 VwGO,
  • das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo), § 55a Abs. 4 Nr. 3 VwGO.

Das Adjektiv „sicher“ in der neuen Wortschöpfung des „sicheren Übermittlungswegs“ bezieht sich insoweit nicht auf Fragen der IT-Sicherheit, des Datenschutzes oder der Verlässlichkeit der Infrastruktur, sondern darauf, dass aufgrund entsprechender technischer Sicherungsmaßnahmen bei Nutzung eines solchen Übermittlungswegs ein sicherer Rückschluss auf die Identität des Absenders möglich ist. Der besondere Kommunikationskanal ersetzt also die Identifikationsfunktion der Unterschrift. Daher kann bei Nutzung sicherer Übermittlungswege auch auf die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) verzichtet werden, die sonst die eigenhändige Unterschrift im elektronischen Rechtsverkehr ersetzt. Diese Sicherheit wird dadurch gewährleistet, dass die Anmeldung der berechtigten Person bei der Kommunikation durch die Übersendung eines sog. vertrauenswürdigen Herkunftsnachweises (VHN) bestätigt wird, der wiederum durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur abgesichert ist. Der Empfänger erhält diese Bestätigung durch eine Visualisierung im Prüfprotokoll und im Transfervermerk aufbereitet.

Die Übermittlung der elektronischen Verwaltungsakte auf einem dieser elektronischen Kommunikationskanäle – EGVP oder sicherer Übermittlungsweg – ist für die Gerichte der Idealfall. Die Akte kann von dort über eine elektronische Poststelle des eingesetzten Justizfachverfahrens leicht zur elektronischen Gerichtsakte oder dem elektronischen Gerichtsaktendoppel genommen werden und steht praktisch sofort am Richter-Arbeitsplatz zur Verfügung. Die weitere Aufbereitung und Bearbeitung der Akte kann ab dann in dem gerichtlichen Fachverfahren sofort und leicht erfolgen. Die personelle Belastung der Poststelle oder der Serviceeinheiten hierdurch ist gering bis praktisch nicht vorhanden.

II. Die sperrige elektronische Verwaltungsakte

So charmant dieser elektronische Übertragungsweg ist, so sehr kann er im Einzelfall ein Nadelöhr sein. Elektronische Verwaltungsakten bestehen zumeist nicht nur aus wenigen Dokumenten. In vielen vor Gericht anhängigen Verfahren – bspw. in Grundsicherungsangelegenheiten, Renten- oder Schwerbehindertenverfahren – begleitet die Verwaltungsakte den Bürger (von ihm meist unbemerkt) praktisch sein Leben lang – und wird hierbei von Tag zu Tag umfangreicher.

Dieser Umfang ist natürlich für den richterlichen Bearbeiter der Akte bereits ein inhaltliches und ein faktisches Problem, muss er sich doch den (gesamten) Inhalt erschließen, zumindest feststellen, welche Teile der Akte relevant für den Streitgegenstand und entscheidend für den Ausgang des Verfahrens sind.

Auch technisch sind umfangreiche Verwaltungsakten aber eine Herausforderung. Hierbei kommt es gar nicht so – maximal mittelbar – auf ihre Seitenzahl an. Technisch hinderlich ist vor allem eine ausufernde Dateigröße der Akte. So sinkt die Performance beim Blättern durch die Akte, je weniger Anteile der Akte bereits vorab in den Hauptspeicher des Computers des Richters geladen werden können – das Nachladen verzögert das Blättern, die auftauchende „Eieruhr“ auf dem Bildschirm zehrt an den richterlichen Nerven.

Noch problematischer ist aber, dass sich eine voluminöse elektronische Verwaltungsakte möglicherweise nicht mehr durch die engen Kanäle von EGVP, beA und beBPo zwängen lässt. Derzeit ist die dortige maximale Nachrichtengröße auf gerade einmal 60 MB beschränkt. Diese Größenbeschränkung ist nicht nur kaum noch zeitgemäß, sie ist auch vor dem Hintergrund der Justiz- bzw. Verfahrensgrundrechte rechtlich nicht unproblematisch. Jedenfalls ist es faktisch ärgerlich, wenn die Verwaltung ihre Akten zwar elektronisch führt, sie aber einfach nicht zur Justiz transportiert bekommt.

E-Akte vor Gericht - Datenspeicher

III. Umgehungsstrategien auf dem Weg zum Gericht

Die Akte nun deshalb auszudrucken, um sie zum Gericht zu transportieren (und sie im Gericht schlimmstenfalls wieder einzuscannen), wäre geradezu ein Schildbürgerstreich der Digitalisierung. Viel zu häufig ist aber gerade dies gelebte Praxis.

Umgehungsstrategien werden aber ebenfalls genutzt. Es werden Akten auf CDs und DVDs gebrannt oder gar auf USB-Sticks gespeichert und sodann per Post übersandt. Graue Haare bekommen hiervon vor allem die IT-Sicherheitsbeauftragten der Justiz. CDs und DVDs sind möglicherweise gerade noch akzeptabel, auch wenn entsprechende Laufwerke nicht an jedem Arbeitsplatz im Gericht vorhanden sind und die Datei etwas umständlich eingelesen werden müssen (und die Trägermedien dann natürlich „veraktet“ werden müssen – oder werden sie nicht Aktenbestandteil?). USB-Sticks sind dagegen ein sicherheitstechnischer Super-GAU. Zu leicht können sie zum Transport gefährlicher Hard- und Software eingesetzt werden; durch verdeckt verbauter SIM-Karten oder ähnlicher Gemeinheiten ist sogar eine gefürchtete Netzkopplung hochsicherer Justiz-Netze mit dem Internet denkbar.

Unabhängig davon, ob diese Gefahr wirklich real oder zumindest wahrscheinlich ist – immerhin kommen die USB-Sticks ja aus einer staatlichen Behörde -, die Justiz sucht sich umfangreich gegen diese Risiken abzuschotten und setzt fast flächendeckende auf ein rigides Schnittstellenmanagement. Dementsprechend schwierig ist es für das einzelne Gericht auch, mit eingereichten USB-Sticks (sicher) umzugehen. Die Praxis ist, dass solche USB-Sticks – wenn sie nicht sogar einfach zurückgesandt werden – mühevoll zunächst auf einem vom Netz getrennten Rechner eingelesen und gescannt werden und dann die dort abgespeicherte Akte nach einer Virenkontrolle in das Netz und das Justizfachverfahren übernommen wird. Der personelle Aufwand im Gericht ist groß. Massentauglich ist diese Umgehungsstrategie sicher nicht.

Bleibt eigentlich nur ein gangbarer Weg zur Umgehung der EGVP-Größenbeschränkung: Die elektronischen Verwaltungsakten müssen in Pakete aufgespalten und in mehreren Lieferungen an das Gericht übermittelt werden. Die Gerichte können in ihrem Justizfachverfahren hiermit erstaunlich gut umgehen, denn die Gerichte arbeiten sowieso selten mit der Akte in einer großen Datei, sondern spalten die Akte in ihre Bestandteile auf – idealerweise nach PDF-Lesezeichen in der Akte, hilfsweise durch Aufspaltung in einzelne Seiten. Erst durch diese Aufspaltung wird es dem Richter nämlich ermöglicht, die Akte bei der Erschließung des Inhalts weitergehend zu strukturieren.

IV. Fazit

Die elektronischen Verwaltungsakten müssen in die Gerichte. Die Gerichte müssen mit ihnen arbeiten können. Das Ausdrucken der elektronischen Akten in der Behörde und der postalische Versand an das Gericht sind nicht (mehr) zeitgemäß. Ideal ist der Versand der Akten an das Gericht per EGVP oder auf einem sicheren elektronischen Übermittlungsweg, insbesondere per De-Mail oder beBPo. Hierzu müssen die Akten aber ein taugliches Volumen aufweisen, derzeit weniger als 60 MB. Umgehungsstrategien, wie das Brennen oder Speichern der Akten auf physische Datenträger, macht dem Gericht unverhältnismäßige Mühe. Besonders voluminöse Akten müssen daher schlimmstenfalls in einzelnen „Paketen“ elektronisch an die Gerichte übermittelt werden. Hiermit kommen jedenfalls die Gerichte gut zurecht.

 

Lesen Sie in den weiteren Beiträgen der Artikelreihe E-Akte vor Gericht, wieso die elektronische Behördenakte faktisch auch eine E-Akte der Justizist ist, ob das Gericht ein Dateiformat für die elektronische Verwaltungsakte vorgeben darf und welchen Anforderungen der Scanvorgang im Hinblick auf den Beweiswert des Scanergebnisses zu genügen hat.

Anm. d. R.: Dr. Henning Müller ist Experte für eJustice und elektronischen Rechtsverkehr. Am 26. April 2018 wird er beim Seminar „Rechtliche und technische Herausforderungen der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung“ zu mehreren Themen referieren. Mehr Informationen zum Seminarprogramm und zur Anmeldung finden Sie auf der Website der Europäischen Akademie für Steuern, Wirtschaft & Recht.

 

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Dr. Henning Müller ist Richter am Hessischen Landessozialgericht und leitet dort auch den Bereich Datenverarbeitung und IT-Organisation.
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