Projekt „Zentraler Posteingang“ beim Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (Video-Interview)

Zentraler Posteingang BAMF

Tobias Tummescheit ist seit April 2016 Leiter der Abteilung Dokumentenorganisation und Scandienste im Bundesamt für Migration und Flüchtlinge. Zu  seinen Aufgaben zählen die Leitung des Projektes „Zentraler Posteingang“ (ZPE) sowie die Leitung des Projektes „Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP). Er erklärt kurz gegenüber Zentralblick, worum es sich bei dem ZPE handelt.

Herr Tummescheit, Sie sind Projektleiter des Projektes Zentraler Posteingang.  Was verbirgt sich dahinter?

Das Projekt Zentraler Posteingang – ZPE – ist ein wesentlicher Bestandteil der Digitalisierungsagenda des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge. Es ist im Rahmen der Flüchtlingskrise, vom 2015 aufs 2016, entstanden. Zu diesem Zeitpunkt ist die Postbearbeitung des Bundesamtes auf ihre klassische Art letztendlich auf ihre Grenzen geraten und das Projekt dient dazu, diese Herausforderung langfristig zu bewältigen. Kern des Projektes ist die Digitalisierung des über den Posteingang eingehenden Schriftgutes sowie die Digitalisierung von Dokumenten, die im Rahmen der Verfahrensbearbeitung erzeugt werden.

In einer ersten Ausbaustufe ist das Projekt auf das Asylverfahren im Bundesamt beschränkt, wird aber in einer späteren Ausbaustufe auch auf andere Bereiche ausgerollt werden. Durch die Standardisierung qualitätsgesicherter Verfahrensprozesse trägt das Projekt zu einer effizienten Postbearbeitung bei und reduziert die Bearbeitungszeit. Die im Projekt erzeugten digitalen Dokumente erfüllen die hohen Standards des BSI in Hinblick auf Datenschutz und Verfügbarkeit der Daten und stellen somit einen wesentlichen Bestandteil einer rechtssicheren elektronischen Akte dar. Als Resultat steigert das Projekt ZPE die Effizienz des Posteingangs und stellt eine effiziente und rechtssichere Lösung dar, die im Einklang mit dem E-Government-Gesetz steht.

Welchen Stellenwert hat das Projekt ZPE in der Digitalisierungsstrategie des BAMF?

Das Projekt steht im Rahmen der Digitalisierungsbestrebung des Bundesamtes in Richtung von Effizienz und Rechtssicherheit auf einem sehr hohen Punkt. Es setzt auf eine bereits bestehende Digitalisierungslösung bei der Bundesagentur für Arbeit auf. Kern des Projektes ist es, diese Lösung mandantenfähig zu gestalten, so dass es dem Bundesamt als Mandant möglich ist, eine komplette, rechtssicher getrennte Bearbeitung des Schriftgutes sicherzustellen und darüber auch Effizienzgewinne zu erzielen. Durch diesen Ansatz ist ZPE die akute Antwort auf das Problem der gestiegenen Postvolumina und der Qualitätsanforderungen an die elektronische Aktenführung.

Wo sehen Sie das Projekt in ein bis zwei Jahren?

Innerhalb der nächsten zwei Jahre wird die Lösung auch auf andere Bereiche des Bundesamtes ausgerollt werden, zum Beispiel im Bereich Integration, möglicherweise auch schon in dem Personalbereich. Mit dieser mandantenfähigen Lösung sehen wir das Bundesamt als einen Vorreiter, und das Verfahren auch durchaus als eine Option für andere Bundesbehörden, deren Einführung wir auch gerne unterstützen würden. In zwei Jahren sehen wir das Bundesamt als eine Kompetenzstelle für die ersetzende Digitalisierung und als einen wesentlichen Treiber der Digitalisierung auf der Bundesebene.

 

Anm. d. R.: Tobias Tummescheit ist Experte für Digitalisierung des Schritfverkehrs in der öffentlichen Verwaltung. Im Juni 2018 wird er den Scan- und Digitalisierungsprozess im BAMF auf der Veranstaltung „Rechtssicheres Digitalisieren und Aufbewahren“ erklären und an der Podiumsdiskussion teilnehmen. Mehr Informationen zum Seminarprogramm und zur Anmeldung finden Sie auf der Website der Europäischen Akademie für Steuern, Wirtschaft & Recht.

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Tobias Tummescheit ist als Referatsleiter Dokumentenorganisation und Scandienste bei dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge tätig.
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