Scannen für die E-Akte – nicht ganz so einfach

Scannen für die E-Akte

Scannen erscheint zunächst recht banal: Blatt aufs Gerät, Knopf drücken, fertig. In entsprechend simplen Umgebungen klappt das so – mehr oder weniger. Gerade im Rahmen einer E-Akten-Einführung und innerhalb einer Organisation ist das Ganze doch ein Stück komplizierter.

Bestandscannen vs. laufendes Scannen

Ein grundsätzlicher Unterschied beim Scannen bezieht sich zunächst auf die Art der anfallenden Akten bzw. Dokumente. Beim Bestandsscannen werden schon (lange) bestehende Akten in die digitale Form überführt werden. Typischer Anlass hierfür ist die E-Akten-Einführung. Grundsätzlich unerheblich ist es dabei, ob es sich um 20 oder 2.000 Leitz-Ordner handelt. Es sind nun ein paar typische Entscheidungen zu fällen:

  • Muss alles gescannt werden, oder reichen wichtige Teile (Anträge, Anordnungen, Beschlüsse).
  • Zeitpunkt des Scannens: Stichtag – alle Unterlagen werden in einem möglichst kurzen Zeitfenster verscannt, oder On-Demand – die Akte wird gescannt, wenn sie benötigt wird.
  • Paketierung: aus Aufwandsgründen werden die Dokumente nicht einzeln sondern paketweise gescannt, und dann als Sammeldokument zur Verfügung gestellt.

Anders verhält es sich beim laufenden Scannen, hier geht es typisch um Posteingänge oder direkt am Schalter vorgelegte Dokumente. Im Gegensatz zum Bestandsscannen müssen diese immer zeitnah verarbeitet werden, und es handelt sich dabei um kleinere Aufträge, die als einzelne Dokumente in die elektronische Form überführt werden.

Organisation des Scanprozesses

Unabhängig von diesen grundlegenden Szenarien gibt es eine Reihe von Aspekten, die beim Scannen zu klären und festzulegen sind. Die meisten davon sind im Übersichtsbild dargestellt.

Organisation des Scannprozesses

Dr. Wolfgang Greska – Organisation des Scannprozesses

  • Ort

Ein paar einzelne Punkte aus dem Bild seien herausgegriffen, zunächst der Ort, an dem gescannt wird. Zentrales Scannen bietet sich z.B. in der Poststelle an, für den laufenden Eingang, oder als Scanzentrum zum Verscannen von Bestandsunterlagen. Zentral lassen sich Technik, Personal und Know-how gut bündeln. Dennoch gibt es gerade in der Kommunalverwaltung genügend Beispiele, wo dezentral gescannt werden muss, etwa wenn BAföG-Anträge direkt beim Bearbeiter vorgelegt werden. In der Praxis ist somit oft beides notwendig.

  • In-House / Extern

Ob im Haus gescannt wird, oder außerhalb bei einem Scan-Dienstleister, ist ebenfalls festzulegen. Professionelle Dienstleister verarbeiten mit viel Know-how, zeitnah und unter Beachtung des Datenschutzes sowohl Bestandsakten als auch den laufenden Eingang. Für Letzteres können etwa Postfach-Adressen genutzt werden, damit Briefsendungen gleich direkt dem Dienstleister zugestellt werden. Andere Gründe sprechen für interne Lösungen, z.B. wenn leistungsgeminderte Mitarbeiter für Scanaufgaben eingesetzt werden sollen. Personalwirtschaftliche Gesichtspunkte spielen dann die entscheidende Rolle, vor reinen Effizienzüberlegungen. Der organisatorische und technische Aufwand, um leistungsfähige Scaneinheiten innerhalb des eigenen Hauses aufzubauen, sollte jedoch nicht unterschätzt werden.

  • Zeitpunkt

Ein weiterer Entscheid betrifft den Scan-Zeitpunkt. Klassisch sollte möglichst früh gescannt werden, also bereits beim Eingang, damit auch entsprechend früh elektronisch gearbeitet werden kann und das Papier schon gar nicht in den internen Umlauf kommt. Typisch wird dieses noch einige Wochen in der jeweiligen Scanstelle chronologisch sortiert aufgehoben, sodass bei Bedarf das Papieroriginal geordert werden kann, oder damit nachgescannt werden kann, falls das Digitalisat nicht lesbar ist. Dennoch kann spätes Scannen eine interessante Option sein. Umfangreiche Rechnungen im Baubereich, vom Umfang her oft ganze Kataloge, werden häufig handschriftlich korrigiert, gemäß den tatsächlich durchgeführten Baumaßnahmen. Das lässt sich elektronisch nicht so einfach abbilden. Es ist hier durchaus eine gute Option, beim Eingang etwa nur die Titelseite zu scannen, damit in der E-Akte bekannt ist, dass die Rechnung vorliegt, um die komplette, dann korrigierte Rechnung, erst am Ende zu scannen.

  • Prozessketten

Spannend ist auch das Thema Prozessketten, die Gestaltung des gesamten Scanprozesses, unter Berücksichtigung aller beteiligten Komponenten und der notwendig durchzuführenden Aufgaben. Das kann einzelne Scan-Arbeitsplätze betreffen, oder die Gesamtheit aller Scanner. Für eine kleinere Scaneinheit kann das etwa so aussehen:

Rohscan – Aufteilung der Digitalisate in einzelne Dokumente und deren Verschlagwortung – Kompression und OCR – Kontrolle der Übereinstimmung mit dem Original, meist nur in Stichproben –  elektronische Signatur, falls notwendig – Import ins E-Aktensystem.

Solche Prozesse werden aus technischen Gründen oft in Einzelschritte aufgeteilt, aber auch eine Aufteilung auf verschiedene Personen bzw. Arbeitsplätze kann Sinn machen.

  • Ersetzendes Scannen: Beweiswert erhalten

Eines der zugrunde liegenden Probleme beim Scannen ist es, dass eine Wandlung vom Papier in die elektronische Welt durchgeführt wird. Hierbei geht natürlich Beweiswert verloren, die haptischen Eigenschaften des Papiers sind nicht mehr gegeben und auch optisch ist immer ein gewisser Verlust hinzunehmen. Im Extremfall kann es sinnvoll sein, für sehr wichtige Unterlagen das Papieroriginal zur Beweissicherung aufzuheben.

Mit der TR-RESISCAN liefert der BSI einschlägige Empfehlungen zum ersetzenden Scannen,  die Umsetzung ist allerdings recht komplex und aufwändig. Die Thematik kann an dieser Stelle nicht vertieft werden. Eine gute Hilfestellung speziell für Kommunen, aber durchaus auch darüber hinaus, liefert die Leitlinie zum ersetzenden Scannen, die neben einem Praxisleitfaden und einer Schutzbedarfsanalyse der KGSt auch eine von der VITAKO erarbeitete Musterverfahrensanweisung enthält.

Adieu, Papier…?

Wie deutlich geworden sein sollte, ist Scannen im Gesamtkontext eine durchaus komplexe Angelegenheit. Zahlreiche Entscheidungen sind zu treffen und es sind umfangreiche organisatorische Maßnahmen umzusetzen. Insofern wäre es besser, wenn Scannen gar nicht notwendig wäre. Ist das realistisch? Jedes neue Dokument wird in der Verwaltung heutzutage elektronisch erzeugt, dieses dann auszudrucken und mit der Papierpost zu versenden, damit es an der anderen Stelle vielleicht wieder eingescannt wird – und das kommt durchaus vor – macht grundsätzlich nicht viel Sinn. Stattdessen kann ein elektronischer Austausch in vielen Fällen gut funktionieren: bei informellen Nachrichten, insbesondere bei Partnern, mit denen regelmäßig kommuniziert wird, und natürlich hausintern. Innerhalb einer Organisation kann dies z.B. durch (Dienst-)Anweisungen gut geregelt werden.

Dennoch ist der Papierweg noch in vielen Fällen notwendig, wegen einer Unterschrift (Rechtsverbindlichkeit), wegen Datenschutz (fehlende Verschlüsselung), oder auch aus Stilfragen: soll man etwa eine elektronisch vorliegende Ernennungsurkunde auf dem USB-Stick aushändigen?

Für die vollelektronische sichere und verbindliche Kommunikation außerhalb einer Verwaltung sind historisch bedingt zahlreiche „Kanäle“ entstanden. Diese Vielfalt ist stark segmentiert, das heißt auf unterschiedlichen politischen Ebenen (Bund, Land, Kommunen) und für unterschiedliche Bereiche und Zwecke (allgemeine Verwaltung, Justiz, große Volumen, spezielle Anwendungen) werden jeweils eigene Systeme angeboten. Beispielsweise gibt es das besondere Anwaltspostfach (bea) und das besondere Behördenpostfach (beBPo) auf Basis EGVP, diese sind aber ausschließlich für sichere und rechtsverbindliche Kommunikation im Justiz-Bereich vorgesehen. Somit ist die einfache, durchgängig vollelektronische Kommunikation noch ein bisschen Zukunft.

Den Zweck der Digitalisierung beachten

Wenn Scannen gut durchdacht und organisiert ist, erreicht man damit eine gute Unterstützung der betroffenen Sachbearbeiter. Zu gut ist aber auch nicht gut. Scannen ist dann so einfach und effizient möglich, dass dies als Medienbruch kaum noch spürbar ist, und das Bewusstsein, dass so ein Medienbruch teuer ist, geht verloren. Scannen ist immer die zweitbeste Lösung, und auch wenn es aus anderen Gründen noch lange notwendig bleiben wird – das Vermeiden von Papieraufkommen am Ursprung sollte als eigentliches Ziel nicht aus den Augen verloren werden.

 

Anm. d. R: Mitte März wird Dr. Wolfgang Greska bei dem Seminar „Die eAkte in öffentlichen Institutionen“ einen Workshop leiten. Mehr Informationen zum Seminarprogramm und zur Anmeldung finden Sie auf der Website der Europäischen Akademie für Steuern, Wirtschaft & Recht.

Thema E-Government: Weiterbildungsangebot

Lernen Sie, wie die Digitalisierung in den öffentlichen Institutionen und Unternehmen in der Praxis erfolgreich durchgeführt werden kann.

Dr. Wolfgang Greska ist im eGovernment-Center der Stadt Erlangen als DMS-Projektleiter sowie Stellvertretender Amtsleiter tätig.
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