TR-ESOR: Hintergrund und Vereinfachungen (Video-Interview)
Olaf Rohstock ist als Dirketor der Governikus Gmbh & Co. KG – eine PPP unter Mehrheitsbeteiligung der Freien Hansestadt Bremen – tätig. Als Experte im Bereich Langzeitaufbewahrung erklärt er kurz gegenüber Zentralblick den Hintergrund der TR-ESOR sowie welche Vereinfachungen sich aus der Technischen Richtlinie für die öffentliche Verwaltung ergeben.
Welche Anforderungen haben zu der TR-ESOR geführt?
Das sind ganz Unterschiedliche gewesen. Es gibt schon seit Längerem den Begriff der Revisionssicherheit in der Papierwelt. Und da die Rechenleistung in den Computern immer höher geworden ist und die Menschen in den Verwaltungen mehr und mehr rein elektronisches Arbeiten gewohnt sind, ist es so, dass viele Dateien und Dokumente zwischenzeitlich elektronisch bearbeitet werden, trotzdem aber noch digitale Originale benötigt werden. Diese entstehen mittlerweile schon in der elektronischen Welt oder werden nachträglich digitalisiert. Diese sogenannten Digitalisate werden möglicherweise, wenn sie von ihrer Echtheit her zu einem späteren Zeitpunkt und nachvollziehbar aufbewahrt werden müssen, signiert.
Diese Signaturen, inzwischen eIDAS-konform, entstehen im Digitalisierungsprozess und, wie das mit der Unterschrift in der echten Welt so ist – die bringe ich ja nicht an, nur weil ich etwas unterschreiben kann, sondern die bringe ich für denjenigen an, der später mit der Datei etwas anfangen können will. Und um diese Unterschrift, diesen Integritätsschutz, diese Signatur langfristig beweisen zu können, braucht es geeignete Instrumente, diese Beweismittel vom Beweiswert her zu erhalten. Und da hat man sich überlegt, dass es keinen Sinn macht, verfahrensweise, pro Fachverfahren solche Beweiscontainer, Beweissilos anzulegen.
Also ging es darum, eine verfahrensneutrale Beweissicherungslösung zu entwickeln, die die komplexen algorithmischen Funktionen in sich vereint, die ich dann in unterschiedlichen Verfahren einfach zum Einsatz bringen kann. Und das beschreibt die TR-ESOR – wie so etwas wirtschaftlich auf lange Zeit funktioniert.
Welche Vereinfachungen bringt die TR-ESOR?
Wenn Sie überlegen, dass Sie in bisher üblichen Verfahren die Revisionssicherheit und den Nachweis, die Nachweisführung zu Dateien am „Blech festmachen“, also an der Hardware, die Sie einsetzen, und sich gelichzeitig Gedanken darüber machen, dass diese Hardware möglicherweise alle fünf-sechs Jahre ausgetauscht werden muss, dann stellen Sie sehr schnell fest, dass Sie Dateien, die Sie über einen längeren Zeitraum unverändert aufbewahren müssen, häufiger migrieren müssen, während des gesamten Aufbewahrungszeitraums. Das nennt man Lebenszyklus der Dateien. Und diese Migrationsvorhaben müssen dann dokumentiert werden. Sie müssen Hardware einsetzen, die entsprechend zugelassen, zertifiziert ist, was relativ kostenintensiv ist.
Und durch die Umsetzung eines Beweisarchivs als TR-ESOR-konformes Archiv haben Sie den großen Vorteil, dass die Beweismittel und die Dateien in einem selbsttragenden Archivdatencontainer abgelegt werden, den Sie einzeln aus dem Gesamtsystem jederzeit herausziehen können, um eine Beweisführung an genau diesem einen Dokument oder diesem Beweismittel, durchführen zu können.
Das ist natürlich sehr wirtschaftlich, weil ich nicht das Gesamtsystem begutachten muss, wenn ich TR-ESOR-konform ablege. Das ist die wirtschaftliche Seite der Langzeitaufbewahrung und Sie haben den großen Vorteil, dass Sie über die Revisionssicherheit hinaus den erleichterten Anscheinsbeweis einer Signatur über sehr lange Zeiträume aufrechterhalten können – in einer Auseinandersetzung also den Vorteil der Beweislastumkehr genießen. Das heißt, die klagende Partei muss den Nachweis führen, dass Sie nicht ordentlich mit dieser Datei umgegangen sind. Dank TR-ESOR-System können Sie diesen Nachweis einfach führen.
—
Anm. d. R.: Olaf Rohstock ist Experte für beweiswerterhaltende Langzeitaufbewahrung in der öffentlichen Verwaltung. Im Mai 2018 wird er auf der Veranstaltung „Rechtssichere digitale Verwaltung im öffentlichen Sektor“ zum Thema „Anforderungen an digitale Aufbewahrung mit TR-ESOR“ referieren. Mehr Informationen zum Seminarprogramm und zur Anmeldung finden Sie auf der Website der Europäischen Akademie für Steuern, Wirtschaft & Recht.
Olaf Rohstock ist als Direktor für die Governikus GmbH & Co., eine PPP unter Mehrheitsbeteiligung der Freien Hansestadt Bremen, tätig.
Zum Autorenprofil
